Waar gaat u voor?

De regering roept het ambtelijke apparaat op te ‘ontbureaucratiseren’. Een dergelijke oproep horen we ook regelmatig in de grotere bedrijven. Mijn stelling is dat vele organisaties lijden aan “de vicieuze cirkel van de bureaucratie”.

De cirkelredenering is als volgt:

Het niet benoemen van persoonlijke verantwoordelijkheid(voor knelpunten) leidt tot meer (controle)regels; leidt tot meer specialisaties, leiden tot meer hiërarchie, leidt tot minder integratie, leidt tot minder effectiviteit, leidt tot meer knelpunten, leidt tot meer (controle)regels….etc. etc.

Herkent u deze cirkelredenering?

In iedere organisatie wordt een bepaalde differentiatie van taken doorgevoerd. Het is immers onmogelijk personeelsleden voor alle voorkomende taken op te leiden. Wanneer echter de vastgestelde deelactiviteiten worden ondergebracht in aparte organisatie-elementen met een eigen hiërarchie, eigen opleidingen en carriere-paden, moet voor iedere “grensovergang”, een klant-leveranciercontract op het hoogste organisatie-niveau worden vastgesteld. Binnen een op deze wijze gevormde “zuil” ontwikkelt zich dan vaak een verdere verticale differentiatie (hierarchie) met een daaraan verbonden “parafencultuur”. Feit is evenwel dat de kennis van de uitvoeringspraktijk vermindert, bij iedere hiërarchische overgang. De parafen van de leidinggevenden hebben dan ook steeds minder betrekking op de inhoud van de taak, maar op de randvoorwaarden waaronder de taken kunnen worden uitgevoerd. Als gevolg van deze handelswijze neemt dus ook de beleidsvrijheid van de uitvoerende afdelingen, en daarmee tevens hun persoonlijke verantwoordelijkheid, af. Het personeel in deze “zuilen” richt zich dan meer op de verticale communicatie binnen de zuil dan op de noodzakelijke horizontale communicatie met de andere “zuilen” ter ondersteuning van het operationele productieproces. Het zoeken naar de samenhang tussen de schakels van de keten wordt als gevolg van de doorgevoerde differentiatie moeilijker.

Er moet dus worden gewaakt voor een te grote versnippering van activiteiten, waardoor er geen spontane samenwerking op uitvoerend niveau meer tot stand komt. In Amerika, mijn huidige verblijfplaats, moet samenwerking steeds vaker via formele regels worden “georganiseerd”. Het moge duidelijk zijn dat een dergelijke situatie vooral in geval van onverwachte ontwikkelingen dodelijk is. Denk maar even aan “Katrina”.

Ontbureaucratisering moet dan ook mijns inziens worden nagestreefd door middel van het weer verduidelijken van onderlinge rolverdeling in het bedrijf, vooral “over” de interne organisatiegrenzen heen! Het gaat er tenslotte in ieder bedrijf om dat er geld verdiend wordt; of bij overheden “klanten” tevreden worden gesteld. De daarmee samenhangende persoonlijke verantwoordelijkheden zullen moeten worden versterkt; want verantwoording is iets waar vooral een bureaucraat niet aan mag ontsnappen!

Op basis van deze aanpak ontstaat de “productieve cirkel van persoonlijke verantwoordelijkheid”:
Het afleggen van persoonlijke verantwoording (over knelpunten) leidt tot de behoefte aan kennis; leidt tot meer integratie, leidt tot minder hierarchie, leidt tot minder regels, leidt tot meer effectiviteit, leidt tot waardering, leidt tot afleggen van persoonlijke verantwoording…etc. etc.

Waar gaat u voor?